Privacy policy & GDPR

Lees deze privacy policy aandachtig door aangezien deze uw rechten en plichten ten aanzien van Dynamic Jobs bevat.

Binnen Dynamic Jobs gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers.

Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken.

Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde jouw persoonsgegevens te beschermen.

Dynamic Jobs staat steeds ter uwe beschikking indien u aanpassingen wenst in de gegevens waarover Dynamic Jobs beschikt.

Privacy Policy kan regelmatig worden herwerkt of geactualiseerd en we adviseren u om deze regelmatig opnieuw te bekijken.
 

Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens

Dynamic Jobs bv
Doorniksestraat 45, 8500 Kortrijk (exploitatiezetel)

Leuricock 20, 8560 Wevelgem (maatschappelijke zetel)

Onderneming nr. BE 0773.875.797.
info@dynamic-jobs.be
Erkenningsnummer Vlaanderen VG.2342/UC - Erkenningsnummer Wallonië W.DISP.1791
 

Wat verstaan we onder persoonsgegevens?

De algemene verordening gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt. Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatie nummer, locatie gegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Het betreft onder meer en niet limitatief volgende personen:

• Bezoeker: De persoon of onderneming die onze website bezoekt en/of actief zijn gegevens meegeeft via mail, telefoon, contactformulier of op enige andere wijze.
• Kandidaat: De persoon die zich aanmeldt om door ons begeleid te worden in de zoektocht naar werk, al dan niet als uitzendkracht.
• Sollicitant: De persoon die solliciteert voor een tewerkstelling als uitzendkracht bij één of meerdere van onze klanten.
• Prospect: De persoon of onderneming die aan ons informatie of offertes opvraagt voor al of niet verdere samenwerking.
• Opdrachtgever: De persoon of onderneming die met ons een contractuele overeenkomst voor uitzendarbeid heeft afgesloten.
• Leverancier: De persoon of onderneming die met een contract tot levering van goederen en/of diensten heeft afgesloten.

Dynamic Jobs bv verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens zoals categorieën op basis van strafrechtelijk verleden, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religie of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, seksuele geaardheid en gezondheid.
 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze uitzendkrachten en kandidaat- uitzendkrachten.

Dynamic Jobs bv kan deze persoonsgegevens ontvangen op volgende manieren.

• Telefonisch of SMS
• Mondeling
• Email
• Schriftelijk via inschrijvingsfiche of online invulformulier website
• Sociale media zoals Facebook, Instagram, Twitter
• Elektronisch via uitlezen ID kaart
• Promotie-, netwerk- of trainingsevenement
• Data bedrijven zoals VDAB, Indeed, Jobat,…
• Deelname marktonderzoek, survey, wedstrijd, evenementen,…

Het gaat over volgende persoonsgegevens:

• Je sollicitatiedossier (met o.a. je curriculum vitae, je motivatiebrieven, de noties die gemaakt zijn tijdens sollicitatiegesprek, je evaluatie, je testresultaten…)
• Foto’s, video’s, geluidsopnames (op vrijwillige basis en mits toestemming)
• Payrollinformatie zoals: jouw rijksregisternummer, jouw adres, jouw anciënniteit, jouw opleidingen, je burgerlijke staat, jouw bankrekeningnummer, je geboortedatum, je telefoonnummer, je emailadres, je gezinssamenstelling, je nationaliteit, jouw geboorteplaats, jouw geboortedatum en aantal kinderen
• Je lidmaatschappen, vrijetijdsbestedingen en interesses
• Je loon en loonfiches
• De naam van uw contactpersoon in geval van nood

Waarom worden deze persoonsgegevens verwerkt en welke is de rechtsgrond voor deze verwerking?

Uw payrollinformatie wordt verzameld met het oog op onze loonadministratie en met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst. De naam van een contactpersoon wordt verzameld zodat wij in geval van nood een familielid of naaste kunnen contacteren met als rechtsgrond de noodzaak tot bescherming van de vitale belangen van de werknemer. Uw cv, motivatiebrief en notities gemaakt tijdens het eerste gesprek evenals evaluatieformulieren worden verwerkt met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang. Foto’s en video’s worden verzameld en verwerkt teneinde deze te kunnen gebruiken voor interne communicatie (en voor…) met als rechtsgrond uw expliciet voorafgaande toestemming. Uw burgerlijke staat en kinderen ten laste zijn noodzakelijk voor de berekening voor fiscale en sociale doeleinden.

Bewaartermijn gegevens?

Uw persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking zoals omschreven in rubriek “Waarom worden persoonsgegevens verwerkt”.

1. Indien u ooit onder contract hebt gestaan bij Dynamic Jobs bv: Wij houden uw gegevens bij tot 10 jaar na einde van het laatste arbeidscontract, dit omwille van eventuele commerciële vorderingen en arbeidsongevallen Loonbrieven, evaluatie documenten en cv’s zullen reeds na 5 jaar worden gewist.
2. Indien u nooit onder contract hebt gestaan bij Dynamic Jobs bv: Alle kandidaten met wie er de laatste 10 jaar geen contract noch contract is geweest, zullen worden gewist. Alle kandidaten zullen 5 jaar in de database worden gehouden, dit in het kader van discriminatievorderingen. Van kandidaten in de database waarbij het laatste contactmoment tussen de 5 en 10 jaar geleden is, zullen de documenten en persoonsgegevens automatisch worden verwijderd na 5 jaar. Standaard zal kandidaat uitzendkracht na 5 jaar een automatische email ontvangen met de vraag of zijn gegevens terug voor 5 jaar mogen bewaard worden.
3. Identificatiegegevens van opdrachtgever, klant of andere zakelijke relatie: voor de duur van de gevraagde levering van diensten en voor de naleving van onze wettelijke verplichtingen.
4. Foto’s en video’s: voor de duur van de gevraagde levering van diensten.

Vermelde persoonsgegevens worden in elk geval bijgehouden conform de specifieke wettelijke voorschriften, alsook de verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden, bv om ons te verdedigen tegen een vordering in rechte

Wat zijn uw rechten als uitzendkracht?

U heeft het recht om:

• een verzoek tot toegang en inzage van uw persoonsgegevens in te dienen. Hiermee kunt u een kopie krijgen van de persoonsgegevens die wij van u hebben en nagaan dat we deze verwerken zoals wettelijk voorzien.
• Te verzoeken om een correctie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Hiermee kunt u onvolledige en onjuiste persoonsgegevens die wij van u verwerken laten verbeteren.
• Te verzoeken om de verwijdering / vernietiging van uw persoonsgegeven. Hiermee kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen of te vernietigen indien wij geen geldige reden meer hebben om deze te blijven verwerken.
• U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payrolladministratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken.
• U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.
• De toestemming tot gegevensverwerking te allen tijde in te trekken. Deze intrekking zal echter geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die reeds heeft plaatsgevonden voorafgaand aan de intrekking.
• Kandidaat uitzendkracht zal bij inschrijving ofwel een document handmatig ondertekenen ofwel automatisch een email ontvangen met de vraag of deze gegevens bewaard mogen worden in intern systeem Dynamic Jobs. Kandidaat uitzendkracht zal bij goedkeuring terug na 5 jaar een email ontvangen met de vraag of deze gegevens opnieuw bewaard mogen worden in intern systeem Dynamic Jobs. Kandidaat kan in deze automatische email per direct aanklikken dat de desbetreffende gegevens dienen verwijderd te worden uit intern systeem Dynamic Jobs.

U kunt uw verzoek tot uitoefening van één of meerdere van bovenstaande rechten sturen naar info@dynamic-jobs.be om er zeker te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. Wij proberen op alle rechtmatige verzoeken te reageren binnen een tijdspanne van een maand. In geval van meerdere of complexe verzoeken kan deze termijn worden overschreden. Tot slot willen wij u er tevens op wijzen dat u het recht heeft om klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel Tel: 02/274.48.00.
Fax: 02/274.48.35.
contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
 

Doorgifte aan derden

Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, kunnen worden doorgegeven aan derden. Het betreft volgende gegevens:

• Payrollinformatie wordt enerzijds doorgegeven aan ons sociaal secretariaat met als doel het uitvoeren van onze loonadministratie en anderzijds aan de bevoegde overheidsinstanties in het kader van onze wettelijke verplichtingen.
• Doorgifte van jouw gegevens aan onze IT provider
• Doorgifte van jouw gegevens aan de onderneming waarop Dynamic Jobs beroep doet om te voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen die op Dynamic Jobs rusten.
• Doorgifte aan de provider voor het toekennen van maaltijdcheques en/of ecocheques.
• Doorgifte aan de provider voor het toekennen van cadeaucheques
• Doorgifte aan de arbeidsongevallenverzekeraar van Dynamic Jobs
• Doorgifte aan de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk
• Doorgifte aan jouw mutualiteit opdat jouw ziektedossier in orde is.
• Doorgifte aan het kinderbijslagfonds van Dynamic Jobs zodat jij tijdig jouw kraamgeld en/of kinderbijslag ontvangt.
• Doorgifte aan de RVA zodat jij in orde bent met jouw uitkeringen.
• Doorgifte aan inspectiediensten indien zij welbepaalde informatie opvragen.
• Doorgifte aan het OCMW indien zij welbepaalde informatie opvragen
• Doorgifte aan Unified Post opdat jij jouw arbeidsovereenkomst elektronisch kan ondertekenen.
• Doorgifte aan instellingen die ervoor zorgt dat jij jouw loonfiches en arbeidsovereenkomst steeds ontvangt.
• Gerechtsdeurwaarders, krediet- of bankinstellingen, schuldbemiddelaars, DAVO, indien er sprake is van loonoverdracht, loonbeslag, loonafstand, onderhoudsgeld.
• Raadsmannen indien je verwikkeld bent in een juridische procedure.
• Doorsturen aan klanten waar je werk van jouw naam, voornaam, rijksregister, jouw arbeidsprestaties

Sommige derden verwerken in opdracht van onze organisatie persoonsgegevens om een bepaalde taak uit te voeren. Wij sluiten met al deze organisaties, die handelen als verwerkers, verwerkingsovereenkomsten en stellen alles in het werk opdat zij uw persoonsgegevens op voldoende wijze zouden beveiligen.

Jouw persoonsgegevens zullen niet verkocht, noch verhuurd, verdeeld of anderszins commercieel ter beschikking gesteld worden aan derden, behalve zoals hierboven beschreven of met jouw voorafgaande toestemming.

Jouw personeelsdossier kan ook worden overgemaakt aan het auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van het kwaliteitslabel van de beroepsfederatie.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te vodoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.
 

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

Wij staan ervoor garant dat het beveiligingsbeleid dat wij voeren bij de verwerking van persoonsgegevens steeds voldoende is, volgens de huidige stand van de techniek, om ons te wapenen tegen een ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of verlies. Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot de werknemers, klanten en andere derden die ze nodig hebben vanuit zakelijk oogpunt. Wij hebben procedures ingevoerd om met vermoedelijke inbreuken op uw persoonsgegevens om te gaan en zullen u en de aangewezen toezichthoudende autoriteit inlichten bij een inbreuk als wij wettelijk de verplichting hebben dit te doen.
 

Aanpassen privacy statement

Dynamic Jobs heeft het recht deze Privacy Policy op elk gewenst moment aan te passen. Indien enige bepalingen uit deze Privacy Policy geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of in strijd is met de wet, wordt deze geacht op zichzelf te staan en niet van toepassing te zijn. Dynamic Jobs zal in dergelijk geval de betreffende bepalingen vervangen door een bepaling van gelijke strekking welke niet geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of in strijd met de wet is. De overige bepalingen van de Privacy Policy blijven onverminderd van kracht.